La tua organizzazione ha uffici distribuiti sul territorio ? Tratta documenti cartacei ? Ha problemi nel distribuire i documenti e nel ritrovarli ? teledoc.it è il sistema che fa per la tua azienda. Ogni ufficio passa i documenti nello scanner. Un attimo dopo i documenti sono su Internet in un archivio sicuro dedicato alla tua azienda. Ritrovare i tuoi documenti per gli anni a venire è facile. Normalmente ti basterà lavorare guardando l'immagine o stampando una copia dei tuoi documenti. E quella rara volta che ti servirà un originale, se non lo hai riciclato, potrai ritrovarlo altrettanto facilmente col nostro collaudato metodo "trova l'originale a colpo sicuro".

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Arriveremo all'eliminazione completa della carta, ma quando ? Nel frattempo le aziende continuano a ricevere ed a produrre carta in quantità. L'archivio su Internet, eventualmente combinato con un sistema di "archiviazione sostitutiva", è un passo in avanti nella direzione dell'eliminazione della carta. Infatti i documenti, una volta passati nello scanner, possono essere smaltiti negli appositi contenitori predisposti dai comuni per il riciclo della carta. In più hai i seguenti impagabili benefici:

ricerca e consultazione da qualsiasi parte del mondo a qualsiasi ora del giorno e della notte: è sufficiente un PC collegato a Internet

accesso controllato: l'accesso è consentito solo alle persone autorizzate, limitatamente al rispettivo profilo di consultazione individuale

connessione sicura: il tipo di connessione è lo stesso di quello utilizzato per l'home banking

conservazione duratura negli anni: il tuo archivio su Internet è esente da polvere, umidità, insetti; la conservazione delle immagini avviene in una web farm antisismica ed antialluvione, e copie ridondanti sono conservate in luoghi geograficamente distinti

Facciamo l'esempio di un commercialista con una dozzina di clienti sparsi sul territorio, anche in regioni differenti:

ogni cliente passa nello scanner i suoi documenti contabili

i documenti diventano immediatamente disponibili nell'ufficio del commercialista

ciascun cliente può vedere solo i suoi documenti

il commercialista può vedere i documenti di tutti

costi e tempi di trasferimento documenti dai clienti al commercialista, e viceversa, sono abbattuti

gli originali restano dai clienti

la segretaria del commercialista carica i documenti nel programma di contabilità su un PC con schermo tipo "wide screen" dove sulla metà sinistra vede i documenti dei clienti, e sulla metà destra vede il programma di contabilità

il commercialista può passare bilanci, dichiarazioni IVA e dichiarazioni dei redditi nello scanner, e renderli immediatamente disponibili ai rispettivi clienti

tutti i documenti restano in linea per anni, a futura memoria, per ogni eventuale consultazione o disputa sulla consegna dei documenti alla controparte